Có phải bạn đang tìm hiểu về thuê văn phòng ảo cho doanh nghiệp của mình không?

Nhưng khoan đã, trước khi bắt đầu chọn văn phòng ảo phù hợp thì hãy tham khảo qua một số lưu ý sau đây, sẽ giúp bạn hình dung toàn cảnh thị trường văn phòng ảo tại Việt Nam cũng như tại thị trường Thành phố Nha Trang, Khánh Hòa đang rất nóng trong thời gian gần đây. 

Văn phòng ảo là gì?

Trước hết hãy định nghĩa rõ ràng về văn phòng ảo, liệu có phù hợp với doanh nghiệp bạn hiện tại?

Loại hình văn phòng ảo sôi động từ vài năm trở lại đây. Loại hình phục vụ cho các cá nhân, tổ chức cần một địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp để làm thủ tục mở doanh nghiệp, với chi phí thấp nhất và tối ưu nhất.

Văn phòng ảo hay được biết đến với tên văn phòng 0m2. Bạn không cần một văn phòng cố định, mà là một địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp và đắc địa tại một khu vực mong muốn. 

Tuy nhiên, với sự phát triển thuê văn phòng ảo bạn còn được sử dụng các tiện ích đi kèm như phòng hợp, tiếp tân và nhiều tiện ích khác.

Xem thêm:

Các câu hỏi thường gặp về thuê văn phòng ảo:

Cùng trả lời các câu hỏi sau để làm rõ về loại hình văn phòng này

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Câu trả lời là Có. Theo luật doanh nghiệp thì việc đăng ký kinh doanh cần có thông tin địa chỉ chính xác, số điện thoại, fax và cá nhân chịu trách nhiệm pháp lý là bạn đã đủ điều kiện mở doanh nghiệp. Nên bạn yên tâm về tính pháp lý!

Các vận hành văn phòng ảo như thế nào?

Khi bạn đã chọn được vị trí kinh doanh phù hợp, công việc tiếp theo là ký hợp đồng với tòa nhà. Bạn chỉ cần mang hợp đồng thuê văn phòng ảo đến sở kế hoạch đầu tư để đăng ký mở doanh nghiệp.
Sau đó, bên tòa nhà sẽ tiến hành đưa bảng tên công ty vào hệ thống. Kể từ lúc này, bạn đã có thể sử dụng hoàn toàn các tiện dịch văn phòng ảo mang lại.

Trường hợp thuế cần kiểm tra, xác thực thông tin doanh nghiệp thì sao?

Bạn yên tâm khi đã ký hợp đồng với tòa nhà, trường hợp cơ quan thuế cần xác minh thì đội ngũ nhân viên tòa nhà sẽ kiểm tra và cung cấp xác thực doanh nghiệp cho bạn.
Mọi thư từ gửi đến công ty sẽ được tiếp nhận gửi đến bạn sớm nhất.

Ưu điểm văn phòng ảo là gì?

Tiết kiệm chi phí tối đa

• Việc bạn chỉ cần bỏ ra chi phí trung bình từ 500,000đ mỗi tháng(tùy theo địa điểm) thì bạn có thể sở hữu ngay địa chỉ kinh doanh hợp pháp.
• Bắt đầu doanh vận hành doanh nghiệp một cách tiết kiệm nhất.
• Bạn sẽ bỏ qua chi phí vận hành cố định như tiếp tân, phòng họp, bảo vệ… Càng giúp chi phí xuống mức thấp nhất.

Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp

• Thường các địa chỉ kinh doanh văn phòng ảo là mặt tiền hoặc các vị trí đắt địa không phải hẻm.
• Còn gì tốt bằng doanh nghiệp bạn được đặt ngay tại trung tâm thành phố, địa chỉ dễ tìm, góp phần mang lại hình ảnh chuyên nghiệp công ty trong mắt đối tác.

Tính linh hoạt trong vận hành

• Kể từ khi bạn ký hợp đồng thì tòa nhà sẽ làm các công việc giúp bạn vận hành doanh nghiệp như bảng tên doanh nghiệp bạn, thiết lập bộ phận nhận thư từ và chuyển ngay cho bạn. 
• Công việc của bạn là tập trung phát triển doanh nghiệp hiệu quả, bạn có thể làm việc mọi nơi bạn thích.
• Nếu đối tác muốn tới văn phòng, thì tòa nhòa đã chuẩn bị hệ thống phòng hợp hiện đại cho bạn tiếp khách.
• Bạn có thể chuyển từ văn phòng ảo thành văn phòng trọn gói bất cứ lúc nào bạn muốn. Doanh nghiệp nào rồi cũng phát triển, cần nơi làm việc cố định cho nhân viên, ngay lúc này bạn chỉ cần sử dụng dịch vụ văn phòng trọn gói mà không cần chuyển đổi địa chỉ kinh doanh khá tiện lợi

Nhược điểm thuê văn phòng ảo là gì?

• Nhược điểm lớn nhất là bạn không có chỗ làm việc cố định. Điều này, sẽ cần bạn điều hành và kết nối trực tiếp với quản lý tòa nhà để xử lý công việc có liên quan. Đôi khi, thời gian có thể chậm trễ.
• Các dịch vụ được tối ưu chi phí nên thời gian sử dụng các tiện ích sẽ bị giới hạng theo gói dịch vụ.
• Đọc đến đây mình nghỉ các bạn đã có thể biết loại hình doanh nghiệp mình có phù hợp với văn phòng ảo hay không rồi?

Xem thêm:

Nhưng khoan vội đã, hãy tham khảo tiếp những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn tìm được văn phòng ảo thích hợp nhất với chi phí và dịch vụ tốt nhất nhé!

#1. Tính pháp lý của tòa nhà

• Trước khi muốn đặt văn phòng ảo tại tòa nhà nào thì nên tìm hiểu tính pháp lý rõ. Hãy đến trực tiếp tòa nhà để được tư vấn viên hỗ trợ. 
• Hãy kiểm chứng tòa nhà có thuộc diện được áp dụng văn phòng ảo bằng các hợp đồng mẫu, các công ty đang vận hành. 
• Vì nếu bạn chọn các tòa nhà không có kinh nghiệm, hoặc đang gặp vấn đề về pháp lý thì sẽ khiến quy trình mở doanh nghiệp mất nhiều thời gian hơn.

#2. Địa điểm đặt văn phòng ảo

• Hãy chọn các địa chỉ dễ tìm kiếm, định vị trên Maps sẽ khiến cho doanh nghiệp được tìm kiếm nhiều hơn.
• Đừng chọn các tòa nhà trong hẻm sẽ quá khó tìm kiếm, mặc dù chi phí có thể giảm đôi ít.
• Đặc biệt, nếu doanh nghiệp bạn kinh doanh về dịch vụ, du lịch, bất động sản, công ty nước ngoài thì có được địa điểm kinh doanh tại quận 1 là điều quá tốt hãy xem xét bạn nhé!

#3. Bảng giá dịch vụ văn phòng

• Tùy theo địa chỉ tòa nhà mà giá văn phòng sẽ được công bố trực tiếp trên website của từng từng tòa nhà.  
• Tuy nhiên, hãy có sự so sánh những lợi ích mang lại mà chọn được địa chỉ phù hợp nhất. Đôi khi rẻ quá cũng không tốt, mà cao quá thì gánh nặng chi phí. 
• Thường thì các đơn vị luôn có chương trình ưu đãi đặc biệt nên bạn hãy liên hệ để có được chính sách tốt nhất nhé

#4.Thời gian thuê văn phòng ảo

• Thời gian thuê cũng là vấn đề bạn cần lưu ý. Một hợp đồng văn phòng ảo kéo dài từ 6 tháng đến vài năm
• Mình khuyên bạn nên ký 12 tháng cho mỗi hợp đồng, vì đây là thời gian phù hợp nhất cho mỗi doanh nghiệp bạn có thể nâng cấp văn phòng hoặc chọn một loại hình khác . 
• Bạn cần định hình phát triển doanh nghiệp cụ thể, việc thay đổi địa chỉ kinh doanh liên tục là điều cần hạn chế, vì các vấn đề phát sinh rất nhiều.

#5. Tham khảo điều khoản hợp đồng

• Điều khoản hợp đồng là ràng buộc giữa đơn vị tòa nhà và bạn. Thông thường các vấn đề liên quan như thời gian thuê (điều mà mình đề ra ở lưu ý 4) hãy thỏa thuận sao cho phù hợp. 
• Chính sách dịch vụ, các tiện ích đi kèm, hãy làm rõ để không bỏ qua tiện ích nào giúp doanh nghiệp bạn hoạt động hiệu quả.
• Cam kết giữa các 2 bên, những điều nên làm và không nên làm. 
• Cuối cùng là điều kiện phá vỡ hợp đồng và thanh lý hợp đồng…
• Bên trên là các vấn đề lưu ý khi thuê văn phòng ảo.
• Bạn cần tìm hiểu kỷ đề bắt đầu một địa chỉ kinh doanh lý tưởng giúp doanh nghiệp nhanh chóng vận hành phát triển với chi phí tốt nhất.