Hóa đơn bất hợp pháp là gì? Và khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp dù là vô tình hay cố tình thì mức xử phạt là gì? Cách xử lý như thế nào? Trước rất nhiều câu hỏi về hóa đơn bất hợp pháp nêu trên, bài viết này sẽ giải đáp phần nào giúp doanh nghiệp nắm được những kiến thức cơ bản nhất.

1. Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

Ngoài các trường hợp đã quy định điều 22, điều 23 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì tại Điều 4 Nghị định có hiệu lực từ ngày 05/12/2020 đã bổ sung thêm các trường hợp sau:

* Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là hành vi sử dụng:

- Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

- Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

- Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

* Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là hành vi sử dụng:

- Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;

- Hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;

- Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;

- Hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;

2. Mức phạt Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.

Theo quy định tại Điều 28, thì: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 .

3. Cách xử lý hóa đơn bất hợp pháp

Bước 1: Thu hồi, hủy hóa đơn bất hợp pháp

Bước 2: Kê khai, điều chỉnh các loại thuế, cụ thể:

- Nếu hóa đơn đó chưa kê khai, hạch toán:

• Thuế GTGT: không kê khai hóa đơn đó và số tiền thuế GTGT đó cũng là chi phí bị loại, không được khấu trừ
• Thuế TNDN: Hạch toán chi phí đó bình thường → Cuối năm khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN thì kê khai phần chi phí vào Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN

- Nếu hóa đơn đó đã kê khai, hạch toán:

• Thuế GTGT: Kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ trên tờ khai thuế GTGT, điều chỉnh hạch toán thuế GTGT trên sổ sang chi phí không được khấu trừ. Trong trường hợp, việc điều chỉnh làm phát sinh thuế phải nộp hoặc Doanh nghiệp đã xin hoàn thuế, Doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, phạt chậm nộp thuế.

• Thuế TNDN: Kê khai điều chỉnh phần chi phí đó vào Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN. Trong trường hợp tăng số thuế TNDN phải nộp, sẽ bị truy thu và phạt chậm nộp thuế.